Wie organisiert man eine Konferenz? Ein Überblick

Sammelbänden geht oft eine Konferenz voraus. Zum Ende der Promotion werden viele von uns dieses Format der wissenschaftlichen Vernetzung kennengelernt haben. Was aber sind die notwendigen Schritte, ein solches Projekt selbst erfolgreich umzusetzen? Wie findet ihr das passende Thema? Wie gelingt die Finanzierung? Und wie viel Werbung braucht eine Konferenz? Diesen und anderen Fragen gehen wir in dem folgenden Beitrag nach. Wir haben dazu mit Kolleg*innen gesprochen, die selbst bereits Erfahrung in der Organisation einer Konferenz haben.

Wir sprechen im Folgenden vom Begriff der Konferenz; auf die Unterscheidung zu anderen Bezeichnungen für ähnliche Formate, wie bspw. Tagung oder Workshop, die manchmal synonym verwendet werden, gehen wir hier in diesem Überblicksartikel nicht ein, sondern vertagen dies auf einen weiteren Blogbeitrag. 

Wie findet man ein Thema?

Grundsätzlich gilt für die Konferenzorganisation: Besser gemeinsam! So lassen sich Aufgaben verteilen, Lösungen für auftretende Probleme finden und vor allem – bereits auf bestehendes Wissen zurückgreifen. Manchmal entsteht die Idee für eine Konferenz aus eher informellen Gesprächen mit anderen auf dem Gang oder in der Pause. Daraus kann das Bedürfnis entstehen, sich mit bestimmten Fragestellungen und Problemen systematischer auseinanderzusetzen. Oft sind (tages)aktuelle, möglicherweise in der Presse oder Politik diskutierte Ereignisse ausschlaggebend für eine Konferenz. Die Teilnehmer*innen haben dann die Gelegenheit, das Thema aus der Perspektive einer oder mehrerer Disziplinen zu analysieren und zu diskutieren. Vielleicht sind in einer vorangegangenen Konferenz, an der ihr teilgenommen habt, auch Fragen ungeklärt geblieben, die für ein weitere Besprechung sinnvoll erscheinen. Dabei hilft, sich die Fragen zu stellen: Welches Thema wurde noch nicht behandelt und wie ließe es sich unter Umständen mit anderen Konferenzen verknüpfen?

Dies bringt uns zur Themensuche. Die Herausforderung ist, ein Forschungsthema zu finden, das weit genug gefasst ist, so dass es Interesse weckt, und das gleichzeitig eng genug gesteckt ist, um nicht zu überwältigen. Ziel sollte es sein, neue Fragen in einem Forschungsfeld klären zu können. Oft hilft dabei, den eigenen Interessen zu folgen – bei mehreren Organisator*innen ist der interdisziplinäre Zugewinn mitunter ein Gewinn, der die Tagung von Vorherigen unterscheidet und Aufmerksamkeit weckt. 

Dann beginnt die klassische Literaturrecherche: Was wurde schon zum Thema publiziert? Wer sind bekannte Forscher*innen – die vielleicht sogar eingeladen werden könnten? Aus der Recherche sollte ein Text, ein sogenannter Call for Paper (CfP), entstehen, der kurz und prägnant das Thema einführt und klärt, worum es in der Konferenz gehen soll. Anhand von Fragen, die in der Konferenz diskutiert werden könnten, könnt ihr den Bereich eingrenzen. Haltet es kurz! Der Call soll Interesse wecken. Dabei liegt die Herausforderung bereits darin, in klarer und prägnanter Sprache zu schreiben. Vor allem aber: Formuliert ergebnisoffen, sodass die Teilnehmer*innen mit ihren Beiträgen die eigentliche Arbeit leisten können. 

Wendet euch mit Fragen an Professor*innen und Personen aus dem Mittelbau. Sucht Expertise bei denjenigen, die sie haben; mit dem Call weckt ihr mitunter noch mehr Interesse am Lehrstuhl etc. 

Wo gibt es Unterstützung bei der Finanzierung?

Auch wenn die zahlreichen Online-Formate, die es derzeit aufgrund der COVID-19 Pandemie in allen Fachbereichen gibt, die Kosten von Konferenzen senken, ist die Frage der Finanzierung eine Entscheidende. Sprecht euch mit euren Betreuer*innen ab: Geld ist in vielen Fällen über die Universität direkt da. Denn die Hochschule hat ein Interesse daran, fakultätsübergreifende Projekte oder Programme sowie die interuniversitäre Zusammenarbeit zu fördern. Wendet euch hierzu an die Beratungsstellen für Drittmitteleinwerbung und oder für Tagungsanträge. Die einzelnen Fakultäten verwalten oft auch Fördergelder für innovative (studentische) Ideen. Schließlich sind private und öffentliche Stiftungen ein Ort, um sich auf Gelder zu bewerben. 

Zu den Stiftungen, die Konferenzen (mit)finanzieren, zählen u.a. die Fritz Thyssen Stiftung, die Volkswagen-Stiftung, die Carl Friedrich von Siemens Stiftung bzw. Gelder aus DFG-geförderten Drittmittelprojekten. Schaut euch in diesem Fall auf jeden Fall die vorherigen Portfolios an, um ein Gespür zu bekommen, welche Konferenzen bereits gefördert wurden. Mitunter ist die Wahl der Stiftungen auch regional geprägt; sprecht deshalb hierzu insbesondere noch einmal Personen an eurem Lehrstuhl an. 

Es ist sinnvoll, das Budget grob zu kalkulieren, bevor ihr potenzielle Institutionen ansprecht. Die notwendigen Ausgaben einmal aufzulisten, hilft, einen Überblick über die Gesamtkosten und Einsparmöglichkeiten zu bekommen. Institutionen entscheiden auf der Basis konkreter Zahlen über die Förderung, eine Absage oder eine mögliche weitere Verhandlung. Konferenz- und Tagungsanträge folgen ihrem ganz eigenen Prosaformat; seid genau und präzise, insbesondere, was die Variabilität der Zahlen angeht. Fragt bei Referent*innen der Stiftungen nach, welche Konditionen dabei zu beachten sind. Das geht in der Regel am Einfachsten über einen kurzen Anruf. 

In Zeiten der Pandemie – und auch danach werden digitale Konferenzen eine wichtige Rolle spielen. Sie sind nicht nur billiger, denn Unterbringung, Verpflegung und Flüge entfallen. Viele organisatorischen Angänge – von der Organisation von Räumlichkeiten über die Hochschulverwaltung bis zur Koordination eines kulturellen Zusatzprogramms jenseits der Kernzeiten der Konferenz – sind auch nicht nötig. Stattdessen erlauben digitale Medien den internationalen Austausch über mehrere Zeitzonen hinweg, ohne dass die Teilnehmer*innen dafür weite Wege auf sich nehmen oder ihren Alltag groß unterbrechen müssen. Asynchrone Formate erlauben zudem neue Dynamiken für Konferenzen. Bspw. können die Vorträge als Videobeiträge im Vorhinein verschickt werden. Das erlaubt den Teilnehmer*innen, sich individuell auf die einzelnen Panels vorzubereiten. 

Wie bewirbt man eine Konferenz?

Den entscheidenden Aspekt einer gelungenen Konferenz machen die Beiträge der Teilnehmer*innen aus. Darum ist es wichtig, im Vorfeld kräftig Werbung zu machen. Das geht gut über Plakate, Flyer und Aushänge (insbesondere vor oder in Aufzügen, in der Nähe von Hörsälen oder anderen Orten, wo Menschen warten und zusammenkommen. Gut platziert ist die Konferenz außerdem auf der Startseite der Fakultät oder sichtbar unter „Events“. Schließlich in Emailverteilern und sozialen Netzwerken der Fakultät sowie euren eigenen, wie Facebook, Twitter oder Instagram. Schließlich hilft es den Call, auch über einschlägige akademische Plattformen zu publizieren – wie etwa das für die Disziplinen der Geistes- und Sozialwissenschaften existierende H-Net. Das Einstellen des Call for Paper ist dort kostenlos und lässt sich mit ein paar Klicks bewerkstelligen.

Je nach Größe der Konferenz sind vier bis acht Wochen vor dem geplanten Termin ein guter Richtwert.

Was sind die Schritte bei Auswahl und Einladungsschreiben? 

Forscher*innen, die ihr gerne für eine keynote einladen möchtet, schreibt ihr am besten früh an. Sagen sie zu, könnt ihr sie nämlich auf diese Weise gleich mit in den Call for Paper aufnehmen. Ein bekannter Name wirkt wie ein Booster. 

Sobald die Bewerbungen da sind, heißt es lesen, planen, Listen machen, umstellen und wieder lesen. Hier ist ein gutes Teamwork unabdingbar. Die ausgewählten Beiträge ordnet ihr den unterschiedlichen Panels der Konferenz zu. Fragen, die hier zu klären sind: Was ist die Anzahl der Panels? Wer betreut welches Panel? Sollen Podiumsdiskussionen nach dem Panel oder schon nach den einzelnen Vorträgen stattfinden? Wie lässt sich Geschlechterparität umsetzen? Was sind die zeitlichen Verfügbarkeiten der einzelnen Räumlichkeiten? 

Zuletzt gilt es, die Eröffnungsvorträge zu verfassen und die Moderation der einzelnen Panels abzusprechen. 

Ein Tipp: Große, internationale Konferenzen, wie etwa die American Comparative Literature Association (ACLA), geben mitunter klare Bewerbungsstrukturen vor. Fristen und Seminarabstracte sind einzureichen und dann erst bewerben sich Personen darauf. Die Deadline dafür ist im Spätsommer. Die ACLA entscheidet dann in den folgenden Monaten, welche Panels es geben wird. D.h. umgekehrt, dass auch Organisator*innen und Teilnehmer*innen erst zum Jahresende Zu- oder Absagen erhalten. 

Hier hilft, bereits im September gezielt Leute mit Erfahrungen im Forschungsfeld anzuschreiben, und für die Konferenz einzuladen. Publiziert euren Call mit dem*r key note-Speaker*in vor der Bewerbung über andere (geisteswissenschaftliche) Portale. Das hilft, das das Interesse bei den Teilnehmer*innen zu wecken, indem ihr auf die ‚Persönlichkeiten‘ hinweisen könnt. 

Was sind Herausforderungen, auf die man sich einstellen sollte? 

Immer wieder kommt es dazu, dass die Räumlichkeiten nicht passen: zu klein, nicht die benötigte Technik etc. Da hilft nur, ruhig bleiben und improvisieren. Aber keine Sorge: Auch die Teilnehmer*innen kennen solche Stresssituationen von möglichen eigenen Konferenzen. Kurzfristige Absagen, zu wenig Interesse oder Konflikte zwischen Teilnehmer*innen sind außerdem Herausforderungen, die ihr am besten gemeinsam meistert. Denkt insbesondere an euch selbst: Denn nichts ist anstrengender, als ein solches Ereignis ohne genügend Energie durchhalten zu müssen. Daher: Macht Pausen! Und vor allem habt Spaß!